G@KIRA.NET×机上向学

ガジェット好きな筆者のPC・クラウド・アウトドア・防災に関する事を書いてみる、そんなブログです。

ワークスタイル [ OSX Mail.appの整理方法ー私流メールの作法ー ]

OSX標準装備のメールソフト[ Mail.app ]について今日ひとつ自分なりのやり方を書いてみたい。いつも通り頭の整理のつもりでやっています。マイクロソフトのEntourageから乗り換えたのはこの4月から。理由は外でMacBookPro、中でMacminiの2台体制で環境構築を行うため。
当初外部デバイスにeMobileのeMonsterLiteを使用、MissingSyncをはさんでEntourageを同期していたが、気がつくとアドレスや予定が重複したりしてむちゃくちゃになることがしばしば発生し、そのたびに薄氷を踏む思いで同期を取り直すことに疲れてしまったからだ。

そこでMobileMe(旧.Macサービス。私はこの名前の方が好きだったのだけど。mac.comのアドレスを持ってます)を仲介して2台のMacを同期することを計画。最初は使い慣れたEntouragemを手放すに忍びなく、[ MobileMe ]で同期されたアドレスブックをEntourageの[ シンクサービス ]を使用して同期することを計画、実行したがアドレスブックの項目が旨く一致せず重複したり消えたり発生。ある意味泣く泣く[ Mail.app ]へ移行したのです。
それでもせっかく移行したのだから便利に使わなければスマートじゃない!ということでいろいろと考えました。

機能面で[ Mail.app ]が優れていると思うのはアップルのサービスとの親和性の高さ(まぁ、これは当然。)ほぼこの1点かと。スケジューラーとの連携はEntourageの方が分があると思うし、タグ付けなどが出来る点はThunderbirdが使い勝手がいい。

[Mail.app]の使い勝手をUPするポイントは

1)タグ付け
2)スケジューラーとの連携

の2点。それでそういうところをPowerupできるプラグインとかアドオンがないかと探してみたら、ありました。そのまんま[MailTags]!!

MTLOGO.jpg

http://www.indev.ca/MailTags.html

これを投入することで[ Mail.app ]は飛躍的にパワーアップします。

MTGAMEN.jpg

1)タグ付け
アプリの名前になっていることから分かるとおり、もともとメターデータとしてタグを持たせることが本来の用途です。
もともとメーラー内でフォルダへ振り分けしているのでそれなりの絞り込みは出来るのですが、この機能が付加されたおかげで煩わしい問題から徐々に解放されています。私的に改善されたところでは、
・メールのやりとりをしていてREメールに全く違う内容を書いてくる相手対策。
 いるんです。こういう人が、、、件名が「A社の提案内容について」なのに内容が「B社の請求」の件だったりする。アドレスを管理していない人に多いのだ。コレをやられるとそのときは頭が憶えているからいいのだけど後日検索するときに件名に「A社」ではまず見つからない。しばらくしてやっとそのときのいきさつを思い出して見つけるということになる。
・件名が「問い合わせ」としか書いていない。
当の当人がメールしてきているならいいのですが、A社の人間がB社のことを問い合わせしてきているときにこの件名だと、、、、つまり上と同じことが発生します。

このやりとりをするときは元の件名を少しだけ残して内容が分かるように件名を変更してしまい、BCCで自分にも送ることで後々引っかかりやすくする方法で回避していましたが「なんで相手のためにここまでせにゃならん???」という思いしきり。

で[ MailTags ]のの登場です。
MT1.jpg

仕組みは単純。keywordに上の例で行くと「B社」と入れてやるだけ。頻繁に使用するならあらかじめKeywordリストへ追加しておけばプルダウンで選択するだけです。

MT2.jpg

後日検索する際には画面右上の検索窓に「B社」と入れると通常の検索対象の「差出人」や「件名」に加えて「keyword」などの[ MailTags ]特有の項目が対象として追加されるのでそれで検索が可能になります。
更にここで設定したkeywordを元に振り分けルールも作成できる。通常振り分けは受信時に行う設定をしていることがほとんどだと思うが(私もそう)上の例で行くと件名などでは分類できないし優先順位の関係で正しく分類されないなどの弊害が起きて結構ストレスがたまる。
といわけで通常振り分けルールを最小限に設定してkeywordでの振り分けに移行する計画を立てている。結果はまた後日。

2)スケジューラーとの連携
Entourageと同様にメールから直接スケジュールを作成する機能がある。[ To Dos and Events ]という機能がそれ。[ New Event ]ボタンをクリックするとスケジュールの入力画面が表示される。

MT3.jpg

作成するCalenderが選べるのがみそでiCalを使用している方ならプライベートと仕事を分けていると思う。私はiCalとGoogleCalenderを同期させて使用しているのでiCalのCalenderにGoogle側で作成したCalenderが表示されている。
実はこれも選択できるのだ。コレによってiCalを経由してGoogleカレンダー側とも同期が取れるので非常に重宝する結果になった。これは思わぬ副産物だったりする。

余談ですがスケジュール管理はインプットをGoogleカレンダーで行い、管理はiCal上で行っています。なんでそんな面倒なことを行っているかというとやはりオンラインで全てを管理することに抵抗があるのとリマインダーとして使えるから。
件名に「10:00xxxxへ電話する」と入力すればわざわざ時間指定をしなくてもリマインダーメールが送られてくるので便利。Todoソフトで管理するよりも楽。

まだ使いこなしているのはほど遠いのですが、もう一点使いたい機能がタグデータを複数のmacのMail上で共有する機能。これを利用するにはIMAP対応のメールサーバーが必要なようなのでまだ試してませんがコレが出来ればメールの属性情報まで一元管理が出来ることになるから近日中に試してみたい。

欲を言えばどちらかの国内ベンダーさんがローカライズしてくれることを望みます。これ売れると思うのだけど。